什么情况下需要调档函？当然是转移档案的时候需要调档函，那调档函是由哪个单位开呢？当然是哪个档案要重新保管档案就哪个单位开。有些人可能一辈子也不需要这个玩意儿，调档函是个神马东西都不知道，不知道就不知道，也不会影响生活品质；而有些人每隔几年就会见调档函一面。这就与每个人赖以生存的外在条件不一样有关。
如果想开一份调档函调，档函好开吗？答案是，好开。原因有这几个，第一、开调档函是档案转移过程中的必备操作手续；第二、开调档函是档案接收单位的必要工作职责；第三、开调档函不是高科技技术。
第一、开调档函是档案转移过程中的必备操作手续
只要涉及到档案转移，原档案保管机构就需要看到调档函，因为这是档案转移的书面证明和凭证，否则档案丢失了都没有地方可以查询。尽管现在电话、视频网络、语音系统等发达，但是把这些作为证据来保存还没有普及到各个单位，除了专门的侦察机构，一般的单位都还是以书面材料作为证据和备查的资料保存。因此，调档函在档案转移时必须要一份作为证据备查。
第二、开调档函是档案接收单位的必要工作职责
作为一个有人事档案保管权的单位，如果你要接收或者有规定要你接收个人的档案，你必须给原档案保管单位出具书面凭证，这样也比电话等口头告知显得较正式和隆重，再加上调档案本来就是一件严肃的事，都有相关的法律法规的约束，不能随意办理和处置，单位出具调档函是档案调入工作的职责，人事人员则是调入档案的具体经办人员。
第三、开调档函不是高科技技术
开具调档函和写个请假条的技术含量差不多，只要是看一眼模板，读过书的人当场就会写了，更何况现在有电脑，模板都准备好了，只要填上相关单位的名称或日期等需要改写的信息就好了，只要是人事人员都会这项操作技术，如果人事人员在开调档函的时候不爽快，那就完全不是操作上的技术难题了。
一般情况下，调档函都还是很好开的啦，只要开调档函的材料准备充分，开个调档函也就是分分钟搞定的事，唯一花的时间就是在路上等车或排队等候，如果你连这个时间也不愿意花，那就花钱请代理机构办理。
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