以前，如果出现档案在自己手里（属于死档）的情况，办理退休的审核部门是可以依法拒收、不予办理的。但是，在现在的信息化的社会体系中，纸张的重要性逐渐被计算机系统所替代，即使档案在自己手里，部分人还是可以通过社保缴纳记录和养老金账户余额的核算，来正常办理退休；还有部分人群则需要通过正规渠道的档案调取才能办理退休。
一、工作性质
1、国家公务员，或者国家级企业、事业单位的员工；
档案就是你入门槛的政审的必备文件。如果在工作中有入党、升职、职称评定的情况，档案则是重 要的参考材料。当然，也是退休审核的必要手续。
2、部队军人；
军人的服役年限是可以计入工作年限，尤其是有立功表现的军人，都会记档保存。退休时，相关部门进行审理核算时，档案就起到了关键性的作用。
3、特殊工种行业；
按照国家劳动部门相关规定，从事特殊工种（如：井下、高空、高温、特重体力劳动或其他有害身体健康的工作）的劳动人员是可以到劳动保障局申请提前退休的，在提供的审批材料中，档案就是必不可少的。
综上所诉的三种工作性质，都是需要将档案移交到对口的机构、进行集中的管理。退休时，再通过正规、合法的方法来调取、查询，办理退休手续。
二、开始参加工作的时间
1、对于在1992年以后进入工作单位的人来说，是可以通过网络系统查询到社会保险的缴纳记录的。退休时，只要携带身份证到社会保障局查询、打印、提交，相关部门审核时会通过实际社保缴纳的时长和个人的养老金账户余额，来核算具体的退休费用。
2、对于在1992年以前参加工作，或所在单位当时还未参加社会保障制度的。要通过档案信息的辅助，来确认工作的年限和缴纳的时长。
档案是记录着我们从出生、就学、就业过程中的重要信息的文件，如果是自己保管，出现损坏或遗失的情况，都是很麻烦的。可以将档案移交给所在的工作单位的人事部门；也可以将档案寄放到户籍所在地的档案管路机构；还可以委托给第三方的人才托管市场。数字化的时代，虽然查询信息很方便，但是档案的功能及价值也是不能忽视的，正确、合法的存储、使用档案，会让我们的退休手续办理的更加准确、迅速。
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