档案是记录个人从出生、就学、就业的过程中重要的的轨迹资料,在日后办理社保、就业(尤其是国企、大型私企)、工龄认定、转正定级、职称评定、考研究生、考公务员、干部身份保留、出国留学甚至是办理退休等各项手续,都是不可或缺的证明性文件。
因此,对于档案的重要性,我们是不能轻视的。那么,个人能提取自己的档案吗?答案是,可以!
接下来,我会详细介绍个人提取档案的流程以及注意事项。
首先,准备本人的身份证和户口本原件和复印件2份。注意:如果不是自己亲自提取,而是委托他人提取(如,朋友、同事、亲人等),还需要另外出具受托人的身份证原件和复印件,以及委托申明书(说明本人及委托人的关系,双方的签字、盖手印)。
其次,到具有档案接管资质的机构(有人事管理权限的工作单位、户籍所在地的公共就业服务机构或者劳动保障所或者第三方人才服务机构。)开具有效的商调函。
然后,按要求填写相关文档(如,提档簿、个人信息登记表、档案去向登记录等)。有的提档单位也会要求提档人提供接收单位的人事聘用证明(如,劳动合同等)或者用工备案。
最后,提档单位的工作人员会检查档案的密封情况,对未密封好或破损的档案进行密封,并盖章。你就可以拿到档案了。注意:档案拿到手后,一定要在工作人员的面前,再次检查,如果发现没有密封好或有破损的情况,马上向工作人员反映,并让工作人员处理。一旦你提离开后档案室后,一律破损都由自己负责。
虽然档案可以个人自己去提取,但是是不能私人保管的,这样可能会给自己留下无穷的后患。
第一,私人保管下出现破损或开封的情况,档案就失去了真实性和法律效应;
第二,如果档案丢失,补办是相当麻烦的;
第三,长时间保留,会把档案变成死档,很多信息都无法入档。所以,个人提取档案后,不要好奇档案里面的内容而去拆封、不要长时间私人保留档案、不要将档案交给没有资质的单位或个人。一定要通过规范的办理程序将档案移交到新的工作单位、户籍所在地的公共就业服务机构或者劳动保障所或者第三方人才服务机构,才能保证档案的合法性。
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