档案在自己手里超过5年为什么会变成死档？怎么存档?-档案存放机构

档案在自己手里超过5年为什么会变成死档？怎么存档?

升职猫 • 2024年08月05日 18:21:35 • 档案托管 • 阅读 1102

之前小编提醒过大家，如果档案长期地收在自己手里是会变成死档的。这部分人是需要及时的补办档案，再将档案归入当地的人才市场等单位。

网友小文就找到小编，他自己的档案在自己手里保管着已经超过五年了，这种情况应该怎么办呢？小文的这种情况就是小编上面提到的。档案在自己手里过长变成死档的情况，是需要及时补办档案的。

因为档案是一个很重要的材料，并且按照的规定，它是属于保密级别的材料，是不能由大家自己保管着的。档案室只能由有人事管理权的单位进行保管的，如果将档案一直收在自己手里，就会直接导致档案变成死档。
但如果只是短时间的收在手里，也是不建议的，因为当档案存管在自己手里的时候，会发生一系列无法预知的意外情况，比如由于按耐不住好奇心，将档案拆开了，或者是不注意将档案损毁了，这都直接会导致档案变成死档的。

当发现自己的档案变成死档后，要及时的补办档案，那么补办档案的程序有哪些呢？

第一步，肯定就是大家要准备好补办档案所需要的材料。根据小编的建议，大家需要准备好个人补办档案申请表，档案遗失证明和身份证的原件及复印件，有些地方还会要求大家带上自己的书的原件及复印件，更具体的情况，大家可以提前联系当地负责人事档案保管的单位或者是负责人进行。
接着在准备好上述材料后，不要忘记要在材料上盖上公章，带上上述材料就可以去各个单位进行档案的补办工作了。
大家再补办档案的过程中可能会发现是不会补办完全所有的材料的。只需要补办一些重要的材料。再补办好的材料上也要加盖公章，及时地封存起来，在封存好的档案表面也要加盖公章。
全部办成后就需要大家及时的将档案存管起来。