什么是档案？档案是指人们在各项社会活动中形成的各种具有保存价值的原始记录。如：学生的档案包括学习成绩单、入团入党的申请书、学校的奖惩记录等；工作人员的档案包括学生时期的记录、工作后的职称评定、职务的升迁等。档案记录是一个延续的过程，一般从高中开始记录，随着当事人的深入学习或者工作对发生的重大事件随时进行记录，记录工作由学校和单位的人事部门实行，档案材料上都有学校和单位的公章以确保材料真实性。因此，如果出现档案丢失的情况，补办档案是一件相当麻烦的事，意味着必须从高中阶段开始着手补办档案的工作，直至目前学习或工作的阶段。
补办档案需要去哪个部门呢？当然是记录档案的人事部门，每个机构的人事部门的主要职责就是记录、接受和移交档案，去人事部门补办档案，主要需要补办三个阶段的档案。第一，高中阶段。第二，大学阶段。第三，工作阶段。
第一、高中阶段
持档案遗失证明和身份证前去毕业高中的人事部门查询高考成绩单、毕业生登记表、体检报告、入党入团材料、奖惩材料等原始记录，对这些材料进行复印后加盖学校公章，由人事部门对材料进行封档邮寄到目前单位的人事部门或户口所在地的人才中心。
第二、大学阶段
持档案遗失证明和身份证前去毕业大学的人事部门查询各科成绩单、毕业生登记表、体检报告、入党入团材料、奖惩材料等原始记录，对这些材料进行复印后加盖学校公章，由人事部门对材料进行封档邮寄到目前单位的人事部门或户口所在地的人才中心。
第三、工作阶段。
持档案遗失证明和身份证前去工作的人事部门查询职称评定、入党入团材料、职位升迁、奖惩材料等原始记录，对这些材料进行复印后加盖单位公章，由人事部门对材料进行封档邮寄到目前单位的人事部门或户口所在地的人才中心。
高中是人生中比较重要的转折点，所有的高中都有专门的人事部门来负责记录学生的学籍和在校表现；一般比较大的单位也有专门的人事部门来负责考核员工的工作表现后计入档案，较小的单位也有人事专员来对员工进行人事记录。学校与单位不同的是，学生的档案就在本校，而单位员工的档案在人才市场。
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